内部統制システム

1. 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
   • (1)定例の「取締役会」を原則毎月1回開催し、重要事項の決定ならびに取締役の業務執行状況の監督等を行う。
   • (2)当社の取締役と監査役に加え連結子会社の代表取締役も出席する「役員会」を原則毎月開催し、経営トップの経営戦略を取締役会の監督の下、「役員会」においてグループ各社の代表取締役に示し、浸透を図る。
   • (3)「役員会」の席上、各部門及びグループ各社は、年度計画に基づく業務の進捗状況の報告と重要事項の報告を行い、グループ全体の迅速な意思決定と業務遂行を実現する。
2. 取締役又は使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
   • (1)コンプライアンス全体を統轄する組織として、「内部統制委員会」を設置する。
   • (2)同委員会は、関連子会社の取締役を含み、グループ全体でのコンプライアンス意識の向上と従業員等への浸透を図る。
   • (3)独立した内部通報ルートを設け、情報の伝達を容易にするとともに、「内部統制委員会」による迅速な対応を可能としている。
   • (4)市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力等に対しては、警察及び関連機関と提携し断固とした姿勢で臨み一切関係を持たない。
3. 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
   • (1)代表取締役に直属する部署として内部監査室を設置しており、全ての部署を年に1回監査する定期監査と、テーマ毎に全ての部署を監査する特別監査を実施し、業務状況を調査し、問題点の把握、改善点の指摘を行う。
   • (2)社内外で発生する様々な危険に対応するため、危機管理委員会に各子会社の担当責任者(取締役)を加えた「日神グループ危機管理委員会」を設置している。同委員会は、緊急時に該当する部署の担当者を招集し、「危機管理対策会議」を開催でき、この会議において対応方針及び統一見解の決定を行う。具体的には、原因究明、コールセンターの設置、再発防止策の策定、情報開示等を行う。
4. 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
   • (1)取締役の職務の執行に係る以下の情報及び文書の取扱いは、当社社内規程及びそれに関する各管理マニュアルに従い適切に保存及び管理(廃棄を含む)の運用を実施する。
   • (2)必要に応じて運用状況の検証、各規程等の見直し等を行う。
     株主総会議事録及びその関連資料
     取締役会議事録及びその関連資料
     役員会議事録及びその関連資料
     取締役の意思決定に関する書類及びその関連書類
     その他取締役の職務の執行に関する重要な文書
5. 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人及び監査役の当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項
   • (1)監査役からの求めに応じ、必要に応じて業務補助のための従業員を置く。
   • (2)監査役付きの使用人は、専任でかつ監査役の求める業務知識を有する者とし、監査役の指示に従いその業務を行う。
6. 監査役の職務を補助すべき使用人の取締役からの独立性に関する事項
   • (1)監査役付きの使用人の独立性を確保するため、当該使用人の任命、異動等人事権に係わる事項の決定には常勤監査役に事前に同意を得る。
   • (2)監査役付きの使用人の人事考課は常勤監査役が行う。
7. 当社及びグループ会社の取締役及び使用人が監査役に報告をするための体制及び監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
   • (1)当社及びグループ会社の取締役及び使用人は、監査役会の定めるところに従い、各監査役の要請に応じて必要な報告及び情報提供を行う。
   • (2)当社及びグループ会社の取締役及び使用人は、コンプライアンス違反の事実を発見したときは、監査役に報告するとともに、「内部統制委員会」に報告する。
   • (3)監査役に報告をした者は、その報告をしたことを理由として不利益な取扱いを受けないものとする。
   • (4)常勤監査役は、重要な意思決定の過程や業務の遂行状況を把握するため、「取締役会」のほか、「役員会」など重要な会議に出席するほか、取締役等から営業の報告を聴取し、重要な決裁書類等を閲覧し、さらに内部監査に同行するなどして、取締役の職務執行に関し、不正の行為または法令若しくは定款に違反する重要な事実の有無等、業務状況を調査する。
   • (5)監査役は、当社の会計監査人から会計監査の内容について説明を受けるとともに、情報の交換を行うなど連携を図る。
   • (6)監査役からその職務の執行について生ずる費用の前払い又は債務の処理の請求があった場合には直ちにこれを支払う。
8. 企業集団における業務の適正を確保するための体制
   • (1)「取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制」において記載したとおり、経営トップの経営戦略を取締役会の監督の下、「役員会」においてグループ各社の取締役に示し浸透を図る。さらに「役員会」の席上、グループ各社は年度計画に基づく業務の進捗状況の報告と重要事項の報告を行い、グループ全体の迅速な意思決定と業務遂行を実現する。
   • (2)子会社を含む内部統制関連役員を「内部統制委員会」のメンバーとし、同委員会がグループ全体のコンプライアンスを推進する体制とする。
   • (3)当社の内部監査室において、当社の各部署と同様に、国内全てのグループ会社の監査を年1回行う。さらに、テーマ毎に行う特別監査も当社監査と同様に行う。
   • (4)当社の経理、財務を所管する取締役が、グループ各社の経理、財務の内容を基本的に日々確認し、業務の適正の確保に努めるものとする。

当社グループは、コンプライアンスを経営の重要課題と認識し、その一環として、反社会的勢力とは一切の関係を遮断し、これらの活動を助長するような行為や利益供与を行わないこと、及び反社会的勢力に加担しないことを基本方針としております。

1. 対応統括部署及び不当要求防止責任者の設置状況
   企画管理部を対応統括部署とし、連結グループ各社から不当要求防止責任者を選任し、グループ各社に配置しております。
2. 外部の専門機関との連携状況
   公益社団法人警視庁管内特殊暴力防止対策連合会に加盟し、反社会的勢力排除活動に参加しております。
   更に、暴力団追放運動推進センター、所轄警察署及び顧問弁護士等の外部専門機関と連絡を密にし、たえず連携しております。
3. 反社会的勢力に関する情報の収集・管理状況
   上記の専門機関や地元企業と連携し、情報収集に努め、管理しております。
4. 対応マニュアルの整備及び研修活動の実施状況
   専門機関発行の対応マニュアル等を準用し、グループ各社の管理職に配布しております。
   また、専門機関による講習会や教育用ビデオ等を利用して研修を行っております。